Tento e-shop využívá cookies

Na našich webových stránkách používáme soubory cookies. Některé z nich jsou nezbytné, zatímco jiné nám pomáhají vylepšit tento web a váš uživatelský zážitek. Souhlasíte s používáním všech cookies?

Cookies nastavení

Vaše soukromí je důležité. Můžete si vybrat nastavení cookies níže.

Jak správně archivovat?

23.01.2023 07:40 Jak vybrat

V tomto článku vám vysvětlíme, jak archivovat firemní dokumenty, abyste si mohli pročistit svoji kancelář nebo ji dát konečně archivační řád.

Archivovat dokumenty můžete buď v tištěné, elektronické či smíšené verzi.

 

KDO JE POVINNEN ARCHIVOVAT?

Zaměstnavatelé, účetní jednotky, osoby k povinné k dani, podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci.

Při archivaci se řídíme typem dokumentů (daňové doklady, mzdové listy apod.)

 

  1. Daňové doklady a účetní záznamy 

    5let – účetní knihy, účetní doklady, účetní záznamy, účetní přehledy

    10let – účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady

  2. Dokumenty zaměstnavatele

    3 roky – stejnopisy evidenčních listů

    6 let - seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti

    10 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu

    30let -  mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění

  3. tzv. Archiválie

    Tyto dokumenty se nelikvidují. Naopak je zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., Příloha č.1) dáno je uchovávat a případně je uložit v archivu jako tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. OSVČ se tato povinnost netýká. Jedná se o dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, dokumenty o řízení společnosti, o majetku podnikatelského subjektu, finanční dokumenty, dokumenty vztahující se k předmětu podnikání (podnikatelské záměry, aj.). Pokud jsou tyto dokumenty zničeny bez souhlasu státního archivu, hrozí vysoká pokuta.

 

JAK LIKVIDOVAT DOKUMENTY?

Nejlepším způsobem je jejich skartace, čím zabráníte riziku a tím je únik citlivých firemních údajů.

NEZAPOMEŇTE!! od ledna 2023 se mění skartovacím strojům se mění stupně bezpečnosti a přichází se s novým značením.

Typy skartovacích strojů budou pro odlišení nově označovány NN1 – NN4 (dosud 1 až 4)NEVÍTE JAKOU SKARTOVAČKU VYBRAT? V tomto článku vám poradíme →

 

JAK UCHOVÁVAT DOKUMENTY?

Pokud uchováváte dokumenty v tištěné podobě, tak nejlepším řešením pro archivaci jsou:

Pokud uchováváte dokumenty v elektronické podobě, tak pro jejich úschovu budete určitě potřebovat:

 

TOP 5 PRODUKTŮ PRO ARCHIVACI:

1) ESSELTE pákový pořadač A4 / 7,5 cm    KOUPIT

2) ZÁVĚSNÝ ZAKLÁDACÍ OBAL A4 / matný / 40my / 100 ks          KOUPIT

3) ODKLÁDACÍ MAPY - 3 chlopně         KOUPIT

4) ÚLOŽNÝ BOX EMBA - přírodní hnědá      KOUPIT

5) ARCHIVNÍ BOX A4 / hřbet 10cm / bílá      KOUPIT

 

 

UŠETŘETE S NAŠÍ AKCÍ ARCHIVACE →