TOP 5 položek pro archivaci a co dalšího byste měli vědět?

23.01.2023 07:40 Blog

V tomto článku vám vysvětlíme, jak archivovat firemní dokumenty, abyste si mohli pročistit svoji kancelář nebo ji dát konečně archivační řád.

Archivovat dokumenty můžete buď v tištěné, elektronické či smíšené verzi.

KDO JE POVINNEN ARCHIVOVAT?

Zaměstnavatelé, účetní jednotky, osoby k povinné k dani, podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci.

Při archivaci se řídíme typem dokumentů (daňové doklady, mzdové listy apod.)

Daňové doklady a účetní záznamy

5let – účetní knihy, účetní doklady, účetní záznamy, účetní přehledy

10let – účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady
Dokumenty zaměstnavatele

3 roky – stejnopisy evidenčních listů

6 let - seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti

10 let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu

30let - mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění
tzv. Archiválie

Tyto dokumenty se nelikvidují. Naopak je zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., Příloha č.1) dáno je uchovávat a případně je uložit v archivu jako tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. OSVČ se tato povinnost netýká. Jedná se o dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, dokumenty o řízení společnosti, o majetku podnikatelského subjektu, finanční dokumenty, dokumenty vztahující se k předmětu podnikání (podnikatelské záměry, aj.). Pokud jsou tyto dokumenty zničeny bez souhlasu státního archivu, hrozí vysoká pokuta.

JAK LIKVIDOVAT DOKUMENTY?

Nejlepším způsobem je jejich skartace, čím zabráníte riziku a tím je únik citlivých firemních údajů.

NEZAPOMEŇTE!! od ledna 2023 se mění skartovacím strojům se mění stupně bezpečnosti a přichází se s novým značením.

Typy skartovacích strojů budou pro odlišení nově označovány NN1 – NN4 (dosud 1 až 4). NEVÍTE JAKOU SKARTOVAČKU VYBRAT? V tomto článku vám poradíme →

JAK UCHOVÁVAT DOKUMENTY?

Pokud uchováváte dokumenty v tištěné podobě, tak nejlepším řešením pro archivaci jsou:

POŘADAČE - pořadačů je celá škála celoplastové, papírové, prešpánové, pákové, kroužkové. Vybírejte z pořadačů zde →
ŠTÍTKY NA POŘADAČE A ROZDRUŽOVAČE - nezapomeňte si také pořídit štítky, kterými si pořadače označíte. U nás nabízíme nalepovací, zasunovací nebo rozdružovače.
KRABICE A ÚLOŽNÉ BOXY - ty se vám budou hodit např.při uchovávání šanonů na delší archivační dobu. Celou nabídku najdete zde →
RYCHLOVAZAČE A ZAKLÁDACÍ OBALY - do pořadačů můžete dávat samostatné listy v zakládacích obalech nebo v rychlovazačích.